1. Utgangspunkter

1.1.        Fondet forvalter knappe ressurser. En søker som fyller vilkårene for å kunne søke støtte fra fondet, vil få sin søknad vurdert av styret etter en konkret, kunstfaglig vurdering. Konkurransen mellom søkerne er skarp, og styrets vurderinger er utpreget skjønnsmessige. Søkerne skal ha tillit til at styremedlemmene er upartiske i sine vurderinger.

1.2.        Forvaltningslovens regler om habilitet gjelder for fondet.  Dette innebærer at et styremedlem er inhabil til å behandle en sak der det selv er part, eller en man har en nærmere familiær tilknytning til er part, eller der man har en særskilt rolle i et foretak som er part. Vurderingen av habilitet etter slike grunner volder sjelden problemer.

1.3.        Det er særlig habilitetsregelen i forvaltningsloven § 6 annet ledd som kan by på utfordringer å vurdere. Denne lyder: ”Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.”

1.4.        Eksempler på forhold som kan være egnet til å svekke tilliten til et styremedlems upartiskhet er:
- nært vennskap til en søker eller sentral deltager i et omsøkt prosjekt
- nært pågående kollegialt, faglig eller økonomisk samarbeid med en søker eller sentral deltager i et omsøkt prosjekt
- uvennskap eller annet motsetningsforhold til en søker eller sentral deltager i et omsøkt prosjekt

1.5.        Selv om det ikke foreligger slik sterk tilknytning som nevnt, kan det foreligge omstendigheter som gjør at det enkelte styremedlem ikke ønsker å delta i behandlingen av konkrete saker.

1.6.        For å sikre at fratreden pga inhabilitet gir reell effekt ved søknadsbehandlingen, vil det etter fondets vurdering ikke være nok bare å fratre ved behandlingen av den aktuelle søknaden. Ettersom styremedlemmenes arbeid innebærer at en forhåndsinnstiller for særskilte sjangre, vil inhabilitet måtte få konsekvenser for selve innstillingsarbeidet også. Dette foreslås gjort på en måte som balanserer hensynet til fortsatt effektiv søknadsbehandling og ivaretagelse av sjangerbredden ved utøvelsen av det kunstfaglige skjønnet i kollegiet.

1.7.        Fondet har derfor etablert visse kjøreregler for praktiseringen av habilitetsreglene. Disse omfatter også visse forsiktighetsregler for tilfeller som ikke nødvendigvis ville innebåret inhabilitet etter loven.

 

2. Habilitetsregler for styret i fondet

2.1.        Forvaltningslovens habilitetsregler gjelder for fondets styremedlemmer og varamedlemmer.

2.2.        Et styremedlem kan ikke søke støtte fra fondet mens han/hun sitter i styret.

2.3.        Et styremedlem som deltar i et omsøkt prosjekt, kan ikke delta i behandlingen av søknaden og innstiller kun på inntil 70% av tilgjengelige midler i aktuell kategori.

2.4.        Et styremedlem kan tidligst søke støtte fra fondet 3 måneder etter at vervet i fondet er avsluttet.

2.5.        Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av en søknad fra søker han/hun sitter i kollegialt styre med eller har sittet i et slikt kollegialt styre med siste 3 måneder.  Dersom slik kollegialitet utgjør inhabilitet, jf pkt 1.4. ovenfor, skal styremedlemmet ikke delta i behandlingen av søknaden og innstiller kun på inntil 70% av tilgjengelige midler i den aktuelle kategorien.

2.6.        Styrets medlemmer, herunder også varamedlemmer, melder selv fra om forhold som kan føre til inhabilitet og fratrer ved behandling av habilitetsspørsmålet, som avgjøres av et samlet styre. Habilitet er fast punkt på dagsorden til styrets møter. Mulig inhabilitet skal meldes øvrig styre, daglig leder og evt. eget varamedlem, så snart søknadene er tilgjengelige for styret.

2.7.        Inntil habilitetsspørsmålet er avgjort i styremøte, deltar ikke styremedlemmet i forberedende søknadsbehandling for den aktuelle søknad, og kan for øvrig innstille på inntil 70% av tilgjengelige midler for kategorien.

2.8.        I tvilstilfeller kan det kreves skriftlig styrebehandling av habilitetsspørsmålet forut for styremøtet, for å sikre effektiv søknadsbehandling.

2.9.        Ved varslet inhabilitet kan vedkommendes vararepresentant avgi forslag til disponering av resterende 30% av tilgjengelig beløp i kategorien. Dersom også vararepresentanten er inhabil i en eller flere av de samme søknader, kan et annet styremedlem innstille for resterende 30%.

2.10.      Der styret har besluttet at det foreligger inhabilitet, forlater det aktuelle styremedlemmet møtet når søknaden behandles.

2.11.      I tilfeller der et styremedlem mener det i en konkret søknad foreligger omstendigheter som nevnt i pkt. 1.5, men som ikke utløser inhabilitet, skal også dette meldes til styre, daglig leder og egen vara så snart som mulig. I slike tilfeller deltar ikke styremedlemmet i behandlingen av den aktuelle søknaden.

 

Habilitet i fondets administrasjon

3. Utgangspunkter

3.1.        En rent ekspederende søknadsbehandling utløser ikke habilitetsutfordringer. Det er kun der en ansatt ”tilrettelegger” grunnlaget for styrets avgjørelser at forvaltningslovens habilitetsregler gjelder.

3.2.        De ansatte i fondet innstiller ingen søkere og fatter ingen vedtak om bevilgninger. De tar i mot søknader, etterspør opplysninger, veileder søkere og forbereder sakene for styret.

3.3.        Grensen mellom ”ekspedering” og ”tilrettelegging” er ikke alltid lett å trekke. Fondet er avhengig av søkernes tillit, og vi følger derfor et forsiktighetsprinsipp i den praktiske saksforberedelsen.

3.4.        At et styremedlem er inhabil, er ikke i seg selv av betydning for den ansattes habilitet.

3.5.        Den ansatte kan avvise en søknad til fondet dersom den faller utenfor lovens virkeområde så lenge dette ikke fordrer utøvelse av skjønn. Den ansatte kan også avvise en søknad som ikke fyller inngangskriteriene.  Fondet vurderer at dette er beslutninger som uansett ikke omfattes av habilitetsreglene, se forvaltningsloven § 6 fjerde ledd, som lyder: ” Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete”.

3.6.        Daglig leder deltar normalt ikke i søknadsbehandlingen, men har visse fullmakter til etterfølgende håndtering av søknader som er innvilget.

3.7.        I overenskomsten mellom fondets ansatte og  fondets styre fremgår at hovedavtalen for arbeidstakere i Staten gjelder. Av hovedtariffavtalen pkt 1.1.4 fremgår at arbeidstakere ikke må ha bierverv eller lønnede oppdrag som kan hemme eller sinke deres ordinære arbeid med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse. Fondets administrasjon er liten og effektiv. Dette innebærer at det vil kunne komme i strid med overenskomsten og arbeidsavtalen om en ansatt påtar seg oppdrag i prosjekt som søker støtte hos fondet, der dette vil vanskeliggjøre hans eller hennes arbeid med ekspedering og tilrettelegging av søknadene.

 

4. Retningslinjer for de ansattes arbeid med søknader

4.1.        En ansatt kan ikke søke midler fra fondet, verken i eget navn eller i sin faste gruppes navn.

4.2.        En ansatt som medvirker i et prosjekt som kan søke støtte, skal be om å bli varslet av sin oppdragsgiver dersom det er aktuelt for denne å søke støtte fra fondet. Dersom dette skjer, skal den ansatte overlate veiledning og saksbehandling knyttet til denne søknaden til en kollega.

4.3.        Der en ansatt av andre grunner anser å ha en slik tilknytning til søker eller medvirker i en søknad at han eller hun ikke bør forberede søknaden, skal den overlates til en kollega. Den ansatte skal melde fra til daglig leder om mulig inhabilitet.

4.4.        Daglig leder foretar ikke selv forberedende søknadsbehandling. Vurdering av egen habilitet tas opp med styreleder i tilfeller hvor daglig leders innflytelse kan skape habilitetstvil.

4.5.        Konkret veiledning til søkere i den enkelte søknadsrunden bør overlates til en kollega når den ansatte er klar over at det er innkommet en søknad der inhabilitet kan foreligge. Ren formell veiledning kan likevel gis uhindret av den ansattes eventuelle inhabilitet.


Oslo, 6. desember 2017.