Behandlingsansvarlig hos FFUK

Fond for utøvende kunstneres styre v/ styreleder og administrasjon v/ direktør er ansvarlige for behandlingen av personopplysningene vi får.  Dette vil si at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med personopplysningsloven.

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter.

  

Hva er formålet med vår behandling av personopplysninger?

Vi håndterer personopplysninger for å kunne behandle søknader om støtte til ulike prosjekter som involverer profesjonelle utøvende kunstnere som er bosatt i Norge. Vår håndtering omfatter:

  • Registrering og godkjenning av søknader
  • Styrets behandling og vurdering av registrerte søknader
  • Svar på søknad og korrespondanse med søker
  • Oppfølging av vilkårene for tildelingen i henhold til fondets regelverk
  • Utbetaling av støtte i henhold til vedtak
  • Regnskap, budsjett og statistikk

 

Grunnlag for behandlingen

FFUK behandler personopplysninger etter samtykke fra den registrerte. Dette innhentes i søknadsportalen. Behandlingen er i tillegg forankret i personopplysningsforordningens artikkel 6.1.b) «Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale der den registrerte er part, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse».
Fondet må innhente personopplysninger for å kunne behandle søknadene, og for å følge opp korrespondanse i forbindelse med vedtaket. Uten personopplysningene kan vi ikke koble søknaden eller bevilgningen til en faktisk person.

 

Personopplysninger som lagres

FFUK bruker bare de opplysninger som er nødvendige for å ivareta formålet.
For dem som oppretter seg som brukere på våre nettsider lagrer vi følgende personopplysninger:
Brukernavn, passord, navn, kjønn, adresse, postnummer og poststed, land, telefonnummer og e-postadresse og hjemmeside (frivillig). 
For dem som søker til våre ordninger, lagrer vi de personopplysninger som fremkommer av det aktuelle søknadsskjemaet.
Vi lagrer i tillegg alle vedlegg til søknader - der i blant CV-er.
For dem som får utbetalt støtte, lagrer vi i tillegg kontonummer.

 

 Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) i søknadsportalen. Det gjøres kun for å bedre brukeropplevelsen, ikke til analyse, markedsføring eller liknende.
Vi bruker informasjonskapsler for å:

  • Holde søkeren innlogget
  • Lagre valg av søknadsskjema, side i søknadskjema osv.
  • Av hensyn til sikkerhet

 

Innhenting av personopplysninger

Alle personopplysninger oppgis av søkeren selv gjennom våre søknadsskjemaer og tilhørende vedlegg.
Vi ber våre søkere om ikke å oppgi sensitive personopplysninger, slik som legning, etnisitet, politisk eller religiøs overbevisning, helseopplysninger med mer. Slike opplysninger er ikke relevante for fondets behandling av søknader.

 

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi deler i utgangspunktet ikke personopplysninger med tredjeparter. Unntak gjelder vår leverandør av saksbehandlingssystem og søknadsportal Formpipe AB. Dine personopplysninger behandles her bare av autorisert personell som har tilgang til informasjonen i kraft av sin yrkesmessige stilling, og som er underlagt en forpliktelse til utelukkende å hente/bruke dataene for det spesifiserte og legitime formålet de ble samlet inn for.

 Vi vil kunne utlevere opplysninger i enkelttilfeller pålagt ved lov eller av offentlig myndighet.

 

 Sletting av personopplysninger

Fondets administrasjon skal slette søknader som det ikke lenger er behov for å oppbevare.
Søknader på papir makuleres.
Søknader lagret i fondets saksbehandlingssystem W3D3 markeres av administrasjonen for sletting, og slettingen utføres av databehandler Formpipe.

  • Innvilgede søknader oppbevares i 5 år etter at de er avsluttet (utbetalt)
  • Avslåtte søknader oppbevares i 3 år etter at de er avsluttet
  • Søknader som er mottatt, men ikke godkjent til behandling, trukket av søker, eller innsendt dobbelt slettes etter 2 år
  • Dersom en søker krever å få en søknad slettet, skal dette gjøres så snart som mulig etter at forespørselen er mottatt, så framt ikke hensyn til annen lovgivning krever at vi beholder opplysningene.

 

Rettigheter for den registrerte

Rettighetene dine følger av personopplysningsloven.
Du kan kreve innsyn i dine personopplysninger, og du kan kreve å få dem rettet.
Du har rett til å kreve at vi sletter opplysninger om deg som ikke lenger er nødvendige for formålet. I enkelte tilfeller er imidlertid opplysningene nødvendige for oss i mange år.
Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

 

Informasjonssikkerhet

Vi jobber kontinuerlig med å påse at de personopplysninger vi har ikke blir misbrukt.

 

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til:

Fond for utøvende kunstnere
Postboks 626 Sentrum
0106 OSLO

ffuk@ffuk.no